Бухгалтеру крайне важно, чтобы программа сама, без ручных корректировок, начисляла повышенные пенсионные взносы на сотрудников, занятых во «вредных» или «тяжёлых» условиях. От корректности этих начислений напрямую зависит, сохранит ли работник право выйти на досрочную пенсию.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть два принципиально разных сценария настройки. Выбор между ними определяется одним фактом: проводилась ли на рабочем месте специальная оценка условий труда (СОУТ) или пока нет.
Сценарий первый: спецоценка проведена, класс вредности известен.
Для бухгалтера это самый удобный вариант — программа сама подставит корректный процент взносов, если вы верно заполните все справочники.
Первым делом зайдите в раздел «Настройка», выберите «Организации» и откройте закладку «Учётная политика». Там вы должны установить два флажка. Один — подтверждающий, что в компании есть сотрудники с правом на досрочную пенсию. Второй — что применяются результаты спецоценки условий труда.
Далее переходим к настройке должности. Идите по пути «Настройка» → «Должности» и выберите нужную позицию, например, сварщик или красильщик. Обязательно поставьте отметку, что по этой должности взимаются взносы за занятых на работах с досрочной пенсией. После этого сразу ниже укажите вид работ. «Вредные условия» соответствуют опасному Списку №1, а «Тяжелые условия» — Списку №2, который считается чуть менее опасным. Обратите внимание: если в вашей организации ведётся штатное расписание, настройки лучше прописывать именно там — они имеют приоритет над настройками должности.
Теперь самый важный момент — внесение итогов спецоценки. В карточке должности найдите блок «Спецоценка условий труда». В поле «Класс условий» выберите подходящий вариант, например, «Вредный — 3.1» или «Опасный — 4». Поле «Класс условий установлен с» заполните датой начала действия отчёта по СОУТ. Запомните: именно с этой даты программа начнёт начислять взносы по новому классу. Поле «Месяц регистрации изменений» заполнится автоматически, и оно нужно программе, чтобы при необходимости сделать перерасчёт взносов задним числом.
Бывает, что сотрудник работает в разных условиях — часть дня во вредном цехе, а часть в обычном офисе. Для такого случая предусмотрен особый режим учёта. Чтобы его включить, в учётной политике организации на закладке «Расчёт зарплаты» поставьте галочку «Использовать особые условия труда».
После этого создайте в справочнике «Условия труда» два варианта, например, «Вредный цех» и «Нормальный офис». При заполнении табеля («Зарплата» → «Табели») просто указывайте, сколько часов сотрудник отработал во вредных условиях. Программа автоматически досчитает взносы пропорционально отработанному времени.
После этого создайте в справочнике «Условия труда» два варианта, например, «Вредный цех» и «Нормальный офис». При заполнении табеля («Зарплата» → «Табели») просто указывайте, сколько часов сотрудник отработал во вредных условиях. Программа автоматически досчитает взносы пропорционально отработанному времени.
Сценарий второй: спецоценки нет, работаем без СОУТ по старым правилам.
Бывает, что оценки условий труда ещё нет, но человек фактически трудится во вредных условиях. В этом случае взносы начисляются по максимальным ставкам, прямо установленным Налоговым кодексом. Настройка здесь заметно проще, но есть свои ограничения.
Зайдите в учётную политику («Настройка» → «Организации») и поставьте только один флажок — о том, что есть сотрудники с правом на досрочную пенсию. Флажок о применении результатов спецоценки оставьте пустым. Затем в карточке должности (или штатном расписании) отметьте, что взносы взимаются, и выберите вид работ: «вредные» или «тяжелые». Класс условий в этом случае указывать не нужно.
Как это всё запомнить бухгалтеру
Когда у вас на руках есть действующий отчёт о спецоценке, вы точно знаете класс вредности. В этом случае в учётной политике необходимо включить оба флажка: и про досрочную пенсию, и про применение результатов СОУТ. В карточке должности вы указываете и класс условий, и вид работ.
Если же отчёта о спецоценке пока нет, но работа объективно идёт во вредных условиях, действуйте иначе. В учётной политике ставите только один флажок — о наличии льготников. Флажок про применение СОУТ не трогаете. В должности вы указываете только вид работ (Список №1 или №2), а класс условий оставляете незаполненным.
Также помните про особый случай — когда один и тот же сотрудник часть смены трудится во вредных условиях, а часть в нормальных. Для него нужно дополнительно включить режим «особых условий труда» и аккуратно вести табель с разделением часов по разным условиям. Ни в коем случае не игнорируйте этот момент.
Важное предупреждение для бухгалтера
Если пропустить любую из описанных настроек, программа не начислит повышенные взносы. Чем это грозит организации? У работника не сформируется нужный специальный стаж, и Пенсионный фонд откажет ему в досрочной пенсии. Кроме того, при проверке налоговая инспекция доначислит неуплаченные взносы, начислит пени и выпишет штраф. Поэтому сразу после приёма нового «вредника» или после получения отчёта СОУТ обязательно проверьте эти настройки в 1С:ЗУП. Лучше потратить пять минут сейчас, чем потом разбираться с доначислениями и судами.