В процессе расчета заработной платы или иных выплат сотруднику в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" может возникнуть ситуация, когда НДФЛ удержан в большем объеме, чем нужно. В таких случаях формируется отрицательная сумма налога в расчетном периоде по физическому лицу. Разберем, как это отразить и оформить в программе.
Фиксация переплаты по НДФЛ
Если налог удержан с превышением, в документах начисления система автоматически отразит корректировку с отрицательным значением налога в поле "Корректировка выплаты" (рис. 1). Это значение говорит о переплате и не влияет на сумму к выплате, пока сотрудник не подаст заявление о возврате.
Рисунок 1
Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ, возврат возможен только при наличии письменного заявления от сотрудника. До этого момента сумма переплаты просто отображается в системе и не подлежит выплате.
Оформление возврата переплаты НДФЛ
Для регистрации возврата налога необходимо воспользоваться документом "Возврат НДФЛ" (рис.2):
Рисунок 2
- Зайдите в раздел Налоги и взносы → Возврат НДФЛ.
- Нажмите Создать.
- Убедитесь, что поле Организация заполнено корректно.
- Укажите актуальную дату документа.
- Выберите месяц, в котором производится возврат.
- В поле Сотрудник укажите физлицо, по которому фиксируется возврат. Таблица ниже заполнится автоматически: программа определит ставку налога, дату получения дохода и вид дохода.
- В параметре Выплата укажите способ возврата:
- С зарплатой
- С авансом
- В межрасчетный период
Важно! Перечисление возвращаемого налога осуществляется исключительно в безналичной форме — на расчетный счет, указанный в заявлении сотрудника (основание: п. 1 ст. 231 НК РФ и письмо Минфина РФ от 17.02.2011 № 03-04-06/9-31).
Если возврат осуществляется в межрасчетный период и банковские реквизиты совпадают с зарплатными, вы можете сразу инициировать выплату из документа по кнопке "Выплатить" (рис.3).
Рисунок 3
Если реквизиты отличаются, необходимо создать отдельную ведомость.
После заполнения нажмите Провести и закрыть.
Отражение возврата в расчетах
После оформления документа возврата:
- Сумма возвращенного налога автоматически попадет в ведомость на выплату.
- В расчетном листке сотрудника появится информация:
- строка "НДФЛ к зачету"
- строка "Зачтено излишне удержанного НДФЛ" (рис. 4)
Рисунок 4
Что делать, если заявление не подано.
Если сотрудник не подал заявление, а вы хотите учесть излишне удержанный налог в будущих начислениях, отдельный документ возврата можно не оформлять. В этом случае система засчитает переплату при следующих расчетах, и в документах начисления появится положительное значение в поле "Корректировка выплаты". Это приведет к снижению суммы удерживаемого НДФЛ в следующем периоде.