График отпусков готовится заблаговременно, утверждается не менее чем за две недели до начала нового года. В этот график включаются работники, имеющие трудовые договоры, при этом учитываются предпочтения людей, обладающих льготами. Работников необходимо уведомить о дате начала их отпуска в письменном виде под роспись не позже, чем за 14 дней до начала отпуска.
Для создания графика используется специальный документ под названием "График отпусков", который находится в разделе "Кадры - Графики, переносы отпусков".
Нажав на кнопку "Создать", нужно выбрать этот документ.
Если в программе ведется несколько организаций, нужно выбрать нужную и нажать кнопку "Подбор" для выбора сотрудников, для которых будет составлен график.
В случае наличия у работника нескольких отпусков, в таблице будет соответствующее количество строк.
Далее указываем периоды отпусков, их начало и окончание, или ввести дату начала и число дней, чтобы программа рассчитала дату окончания.
Если нужно составить график по подразделениям, после нажатия кнопки "Подбор" в окне списка сотрудников нужно выбрать опцию "Вид списка – По подразделениям" и выбрать необходимое подразделение.
После сохранения документа появляется возможность оформить отпуск для сотрудника. Для этого следует выбрать сотрудника и нажать "Оформить отпуск".
Если необходимо адаптировать график под фактические данные об отпусках, можно воспользоваться кнопкой "Заполнить". В этом случае документ будет автоматически заполнен на основе уже внесенных данных в программу.