Работодатели и заказчики по договорам ГПХ обязаны представлять сведения о трудовой деятельности работников в форме ЕФС-1 (подраздел 1.1), утвержденной приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Документы подаются в территориальные органы фонда по месту регистрации организации или ИП. Для обособленных подразделений с отдельным расчетным счетом отчеты формируются и подаются отдельно.
Если численность застрахованных лиц за период превышает 10 человек, отчетность в СФР необходимо сдавать только в электронном виде.
Когда нужна корректировка
Ошибки в ЕФС-1 возникают по разным причинам:
- неверно указаны сведения в кадровом документе,
- пропущены признаки договора (например, совместительство),
- технические сбои при выгрузке файла.
Для исправления применяется механизм корректировки:
- если запись нужно отменить, заполняется подраздел 1.1 точно так же, как в первоначальном отчете, с проставлением признака отмены (графа 11, «X»);
- затем рядом указываются новые корректные данные.
Электронный формат и работа с UUID
Все отменяемые мероприятия должны полностью совпадать с ранее переданными в СФР, включая UUID события. Если идентификатор отличается, фонд не примет отмену.
Дата отмены фиксируется по текущей дате компьютера, поэтому в документе «Сведения о трудовой деятельности» нельзя ставить дату раньше даты отмены.
Реализация в 1С:ЗУП
Программы автоматически отслеживают редактирование кадровых документов:
- отменяемые данные фиксируются в регистре «Мероприятия» с исходным UUID,
- новые данные записываются в основной регистр с новым UUID,
- при выгрузке в ЕФС-1 формируются сразу две строки: отменяющая и новая.
Корректировки выполняются документом «Регистрация трудовой деятельности». Все исправления попадают в очередной отчет ЕФС-1 подраздел 1.1, где отмененные строки подсвечиваются серым.
Особенности для периодов до 2023 года
Если нужно откорректировать данные за периоды до 01.01.2023, применяются старые формы отчетов (СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3), что предусмотрено законом № 237-ФЗ.
В 1С формирование зависит от даты в шапке документа:
- до 31.12.2022 выгружается СЗВ-ТД,
- с 01.01.2023 — ЕФС-1.
Вывод
Корректировка сведений по ЕФС-1 требует внимания к деталям:
- все отменяемые мероприятия должны совпадать с исходными данными и UUID,
- особые правила действуют для отчетов до 2023 года.
Используя документы «Регистрация трудовой деятельности» можно корректно передать сведения и избежать отказа СФР.