Ситуация, когда сотрудник получил деньги под отчёт, но не отчитался или не вернул остаток в срок - не редкость. В таких случаях организация вправе удержать сумму долга из заработной платы. Однако сделать это нужно строго в рамках закона и правильно оформить в 1С: Зарплата и управление персоналом редакция 3.1.
Что важно знать перед удержанием:
Перед тем как переходить к действиям в 1С, следует соблюсти три ключевых условия:
- Приказ об удержании.
Издаётся в течение 1 месяца с даты окончания срока для возврата. Позже -только через суд (ст. 137 ТК РФ). - Согласие сотрудника.
Нужно получить письменное согласие работника на удержание -особенно если сумма не оспаривается (Письмо Роструда от 07.10.2019 № ПГ/25778-6-1). - Ограничения по сумме.
Удержание не может превышать 20% от суммы к выплате после НДФЛ (ст. 138 ТК РФ).
Исключение: если есть заявление работника с просьбой удержать всю сумму сразу: тогда ограничения не действуют.
Как оформить удержание в 1С: ЗУП 3.1
Шаг 1. Создаём вид удержания
Перейдите в: Настройка → Удержания → Создать (рис. 1-3)
Назначение удержания: Удержание в счет расчётов по прочим операциям.
Вид операции по зарплате: Удержание невозвращённых подотчётных сумм
Ставим галочку «Является взысканием»
Рисунок 1
Рисунок 2
Рисунок 3
Шаг 2. Вводим удержание сотруднику
Перейдите в: Зарплата → Алименты и другие удержания → Создать → Удержания по прочим операциям (рис. 4)
Рисунок 4
Сотрудник: Выберите нужного
Месяц: Укажите период, в котором будет произведено удержание
Сумма удержания: Укажите вручную сумму долга (рис.5)
Рисунок 5
*Программа сама ограничит удержание 20%, если вид удержания настроен соответствующе. Остаток автоматически перенесётся на следующий период.
Шаг 3. Расчет и проверка
После ввода удержания, выполните расчет зарплаты за месяц через документ Начисление зарплаты и взносов. (рис. 6-7)
Рисунок 6
Рисунок 7
Убедитесь:
* Удержание применено корректно
* Не превышен лимит (если нет заявления)
* Отражение удержания в справке 2-НДФЛ и РСВ не требуется, так как дохода как такового не было
Примеры
Пример 1: удержание в пределах 20%
Сотрудник получил 15 000 ₽ под отчёт, не отчитался. Согласие на удержание есть. Его зарплата после НДФЛ составляет 60 000 ₽.
* 20% = 12 000 ₽ -удерживается в текущем месяце
* 3 000 ₽ -остаток, удерживается в следующем периоде
Пример 2: полное удержание по заявлению
Та же сумма -15 000 ₽. Сотрудник написал заявление: «Прошу удержать полную сумму». Тогда удерживаем все 15 000 ₽ сразу, вне зависимости от ограничения в 20%.
Важно:
* НДФЛ и страховые взносы не начисляются на подотчётные суммы.
* При длительном невозврате подотчётных денег и отсутствии подтверждающих документов -возможна переквалификация в доход (беспроцентный заем) и доначисление НДФЛ.
* Храните приказ и заявление сотрудника -они нужны для обоснования удержаний.
Если вы используете синхронизацию с «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0» -проводки по удержаниям следует контролировать на стороне бухгалтерской программы.
Теперь вы знаете, как правильно оформить удержание невозвращённой подотчётной суммы в 1С: ЗУП 3.1 и избежать ошибок при расчетах.