Время прочтения: 6 минут
С 1 сентября 2026 года правила оформления перевозочных документов меняются. В большинстве случаев транспортные накладные придется переводить в электронный формат.
Если вместо обязательной ЭТрН компания продолжит использовать бумагу, проблема может выйти за рамки транспортного контроля. При налоговой проверке такие документы способны вызвать вопросы к расходам и вычетам по НДС.
Что изменится с сентября
Обязательный переход на электронный формат начнется с 1 сентября 2026 года. Основание: Федеральный закон от 07.06.2025 No 140-ФЗ.
Транспортные накладные, заказы и заявки, а в отдельных случаях и экспедиторские документы должны оформляться в электронном виде и передаваться через ГИС ЭПД. После этой даты обычная бумажная накладная утратит статус универсального варианта для перевозок.
Почему переходный период до марта 2027 года не отменяет налоговые риски
Вокруг перехода на ЭПД возникла путаница из-за так называемого мягкого периода.
До 1 марта 2027 года при проверках на дорогах за отсутствие электронного документа действуют более мягкие меры. При этом обязанность оформлять документы в электронном виде все равно сохраняется начиная с 1 сентября 2026 года.
Важно различать дорожный контроль и налоговую проверку. При проверке на дороге инспектор за первое нарушение ограничится устным замечанием на момент переходного периода. За отсутствие электронной транспортной накладной при повторной проверке уже грозит штраф. Налоговая же будет выявлять нарушения и наказывать организации за отсутствие электронных перевозочных документов уже с сентября этого года.
Разберем основные факторы риска при налоговой проверке из-за отсутствия или оформленных с ошибками электронных транспортных документов.
Первый риск: исключение затрат из расходов по налогу на прибыль
Для учета расходов компания должна иметь документы, подтверждающие хозяйственную операцию. Это следует из п. 1 ст. 252 НК РФ и ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 No 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Поэтому если электронная форма документов уже обязательна, а компания продолжает оформлять транспортные накладные на бумаге, налоговая может обратить на это внимание, но сам факт использования бумажной накладной, не означает стопроцентный риск исключения затрат из расходов по налогу на прибыль.
Если перевозка действительно состоялась, оплачена, а остальные документы подтверждают операцию, у компании есть аргументы в свою пользу. Риск становится выше, если вместе с неправильной формой документа обнаруживаются другие проблемы, например, сомнительный перевозчик, несоответствие маршрута или отсутствие подтверждений фактической перевозки.
Такой спор может закончиться исключением расходов из налоговой базы, начислением пеней и штрафом.
Второй риск: отказ в налоговых вычетах по НДС
В статьях 169 и 172 НК РФ нет указаний, что транспортная накладная является самостоятельным обязательным основанием для налогового вычета. Поэтому одна бумажная накладная сама по себе не лишает компанию права на вычет, но перевозочный документ может понадобиться для подтверждения того, что заявленная операция действительно состоялась.
Электронная накладная позволяет подтвердить сведения о перевозке через ГИС ЭПД. В случае оформления такого документа на бумаге без законных оснований у налоговой появляется повод запросить другие доказательства, что может ослабить позицию компании.
Поэтому главный риск по НДС связан не с формой накладной как таковой, а с возможными сомнениями налоговой в реальности оказанной услуги.
Третий риск: штраф за документы
Во время проверки ФНС может запросить перевозочные документы. Такое право предусмотрено ст. 93 НК РФ.
Если компания не предоставит необходимые документы по запросу, применяется п. 1 ст. 126 НК РФ. Размер штрафа – 200 рублей за каждый отсутствующий документ. Например, за 100 документов речь идет уже о 20 тыс. рублей.
При этом сам штраф – это не главная проблема. Гораздо серьезнее последствия, если отсутствие надлежащих документов повлияет на подтверждение расходов или хозяйственной операции.
Когда бумажная накладная все еще допустима
Минтранс определил специальные случаи для бумажного оформления в приказе от 01.06.2026 No 262. Документ вступает в силу 1 сентября 2026 года и действует до 1 сентября 2032 года.
Бумажные транспортные накладные, заказы и заявки допускаются, в частности, при:
- каботажных перевозках иностранными перевозчиками из государств ЕАЭС;
- перевозке груза для физического лица для личных нужд;
- перевозке, где грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо;
- перевозке грузов военного назначения, если грузоотправителем или грузополучателем выступает Минобороны;
- некоторых перевозках с участием иностранных компаний;
- перевозке драгоценных металлов и драгоценных камней;
- отсутствии доступа к интернету в отдельных малых, удаленных и труднодоступных населенных пунктах;
- техническом сбое инфраструктуры информационного взаимодействия, который зафиксирован системой ГосСОПКА
Отдельные правила действуют для экспедиторских документов. Их список установлен приказом Минтранса России от 03.04.2026 No 115.
Если перевозка не попадает под исключение, безопаснее исходить из необходимости оформить электронный документ.
Что проверить до начала нового порядка
Компании, которые работают с перевозками, стоит заранее проверить свой документооборот.
В первую очередь нужно выяснить:
- какие перевозочные документы используются сейчас;
- какие из них с 1 сентября переводятся в электронный формат;
- есть ли среди операций законные исключения;
- готов ли перевозчик и другие участники работать через ГИС ЭПД;
- настроен ли обмен электронными документами между участниками грузоперевозки;
- как компания будет подтверждать технический сбой или отсутствие интернет-связи, если из-за этого допускается бумажный документ.
Особое внимание стоит уделить операциям, которые регулярно повторяются.
Нужна помощь с ЭПД? Звоните 8 800 101-70-79 или оставьте заявку. Поможем настроить систему и начать работу с электронными перевозочными документами.
Оставить заявку
#эпд #транспортнаянакладная #перевозочныедокументы