Время прочтения: 3 минуты
С ноября 2021 года работодатели в России могут вести кадровые документы в электронном формате. Это стало возможным благодаря изменениям в Трудовом кодексе. Такой подход делает проще повседневную работу, экономит время и делает взаимодействие с сотрудниками более удобным.
Что такое КЭДО и зачем он нужен
КЭДО — это кадровый электронный документооборот. Он позволяет работать с документами – создавать, подписывать и хранить – в цифровом виде без бумажных копий. Это удобно для всех участников процесса: кадровиков, бухгалтеров, руководителей и, конечно, самих сотрудников.
Какие документы можно перевести в электронный формат
Перечень таких документов достаточно широкий. Работодатель может вести в электронном виде:
- трудовые договоры;
- внутренние приказы и положения;
- графики отпусков и вахт;
- заявления от сотрудников, в том числе об увольнении;
- соглашения о переводе и обучении.
Это делает КЭДО особенно полезным для компаний с большим штатом или командой на удаленке.
Какие документы остаются на бумаге
Закон пока запрещает полный переход в электронный вид для некоторых категорий документов. Среди них:
- акты о несчастных случаях на производстве;
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
- приказы об увольнении;
- документы по охране труда, которые сотрудник должен подписывать лично.
Для этих бумаг всё ещё требуется бумажный оригинал.
Как организовать электронный документооборот
Для перехода на КЭДО нужен специальный сервис. Один из таких - 1С:Кабинет сотрудника. С его помощью вы можете:
- отправлять расчетные листки без распечатки;
- получать заявления от сотрудников прямо в систему 1С;
- подписывать документы электронной подписью;
- согласовывать отпуска и видеть, кто когда отсутствует.
Все документы, созданные в сервисе, обладают юридической силой.
Подключить 1С:Кабинет сотрудника
Как подписывать электронные документы
Юридическую значимость КЭДО придает электронная подпись. В зависимости от выполняемых функций используется соответствующий тип подписи:
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — для руководителей и ответственных сотрудников;
- Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) — для всех остальных сотрудников. Её можно получить бесплатно прямо в сервисе 1С:Кабинет сотрудника.
Смотрите наш короткий видеообзор, чтобы узнать больше о возможностях сервиса 1С:Кабинет сотрудника
Почему стоит попробовать сейчас
Переход на КЭДО — это сокращение рутинных задач. Сотрудникам больше не нужно ходить в офис за бумажными документами, а специалистам отдела кадров — вручную сортировать и подписывать кипы бумаг. Всё происходит онлайн — быстро, безопасно и удобно.
Готовы начать?
Оставьте заявку — мы проконсультируем, поможем с выбором тарифа и настроим систему под вашу компанию. Наша компания является Центром компетенции по кадровому ЭДО, что гарантирует качество нашей работы.
Начните использовать кадровый электронный документооборот уже сегодня — и почувствуйте разницу.
Оставить заявку