Время прочтения: 2 минуты
Компании, которые работают через электронный документооборот, всё чаще сталкиваются с вопросом: нужно ли печатать электронные первичные документы и собирать подписи на бумаге? Законодательство даёт чёткий ответ: нет, не нужно, если электронные документы оформлены правильно.
Электронная подпись заменяет бумажный документ
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ устанавливает: документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, равен бумажному с собственноручной подписью.
За исключением тех ситуаций, где закон обязывает использовать бумажную форму.
Если компания использует простую или неквалифицированную подпись, она тоже может заменить бумагу, но только по договорённости сторон или если это предусматривает закон. Это следует из ч. 2 ст. 6 закона № 63-ФЗ.
Нужно ли подписывать складские документы на бумаге
Если поставщик и покупатель обмениваются первичными документами через ЭДО и используют корректные подписи, бумажные документы для подтверждения отгрузки не требуются.
Электронные накладные и акты выполняют ту же функцию, что и их бумажные аналоги.
Как подтверждать отгрузку товара
Если электронный документ, например УПД или накладная, отправляется не одновременно с товаром, факт передачи можно зафиксировать актами приёма-передачи на бумаге.
Форма акта выбирается организацией самостоятельно, с учётом требований ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Закон разрешает составлять первичные документы как на бумаге, так и в электронном виде.
Электронные счета-фактуры печатать нельзя
Для электронных счетов-фактур действует отдельное правило.
Приказ Минфина от 05.02.2021 № 14н говорит: такие документы нужно хранить только в электронном виде, вместе с техническими файлами, которые формируются при передаче через оператора ЭДО.
То есть распечатывать электронный счёт-фактуру или подшивать его в папку смысла нет. Бумажный вариант документа не будет являться оригиналом.
#ЭДО #Подпись #Документы