Время прочтения: 3 минуты
С 1 сентября 2026 года вступают в силу изменения, регулирующие использование электронных перевозочных документов. После появления новых правил многие компании сделали вывод, что бумажные путевые листы утратят силу. Однако законодательство такого требования не содержит.
Разберемся, кто действительно обязан перейти на электронный формат и сохраняется ли возможность подтверждать расходы на ГСМ бумажными документами.
Электронный формат станет обязательным не для всех
Федеральный закон от 08.11.2007 No 259-ФЗ относит путевой лист к электронным перевозочным документам. Такое положение содержится в пункте 27 части 1 статьи 2. Однако эта норма определяет лишь место путевого листа в системе перевозочных документов и не устанавливает обязанность оформлять его исключительно в электронном виде.
Порядок применения электронных документов закреплен в статье 18.1 Закона No 259-ФЗ. В ней указано, что электронная форма обязательна только в случаях, когда соответствующее требование предусмотрено федеральным законом либо иным нормативным правовым актом, регулирующим перевозки.
Поэтому для большинства организаций после 1 сентября 2026 года порядок оформления путевых листов не изменится. Если специальных требований нет, компания вправе сама выбирать использовать документы на бумаге или в электронном виде.
Когда отказаться от электронного формата не получится
Обязанность оформлять путевые листы в электронном виде действует только для отдельных перевозок, перечисленных в законодательстве.
Один из примеров: транспортировка отдельных видов алкогольной и спиртосодержащей продукции. Такие правила установлены постановлением Правительства РФ от 28.11.2025 No 1944.
Во всех остальных случаях выбор остается за организацией. Она самостоятельно определяет, какой формат удобнее использовать в работе.
Бумажный путевой лист подтверждает расходы на топливо
Переход к электронному документообороту не лишает бумажные путевые листы их значения для налогового учета. Они по-прежнему могут использоваться при подтверждении расходов на горюче-смазочные материалы.
Налоговые органы не раз отмечали, что оформлять путевые листы для подтверждения затрат на ГСМ могут даже организации, которые не обязаны вести такие документы в силу закона. Чтобы исключить возможные разногласия при проверках, выбранный порядок стоит закрепить в учетной политике для целей налогообложения прибыли.
При этом подтверждать расходы можно не только путевыми листами. Статья 252 Налогового кодекса РФ допускает использование любых документов, если они подтверждают факт хозяйственной операции, свидетельствуют об экономической оправданности затрат и показывают их связь с деятельностью, приносящей доход.
Эта позиция изложена в письме Минфина России от 16.06.2011 No 03-03-06/1/354, письме УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 No 16-15/116577@ и письме Минтранса России от 14.05.2019 No ДЗ/10239-ис.
Что изменится с сентября 2026 года
Новые правила не означают отказ от бумажных путевых листов. Они продолжают применяться наравне с электронными документами, если законодательство не устанавливает иной порядок для конкретного вида перевозок.
Таким образом, большинству организаций не придется менять привычную схему работы. Электронный путевой лист станет обязательным только там, где это прямо предусмотрено нормативными актами. Во всех остальных случаях компания сможет самостоятельно выбрать подходящий формат и использовать бумажные путевые листы для подтверждения расходов на ГСМ.
#гсм #путевыелисты #эпд