Время прочтения: 4 минут
Выдавать руководителю деньги под отчет можно, но такие выплаты должны быть связаны с рабочими расходами и подтверждены документами. Если директор регулярно получает крупные суммы, а организация не может объяснить, куда они направлены, налоговая может посчитать их его доходом.
Подотчетные деньги должны иметь понятную цель
Подотчетные средства предназначены для расходов, связанных с деятельностью организации. Например, директор может получить деньги для оплаты товаров, услуг, командировочных или других расходов компании.
После использования средств необходимо подтвердить расходы документами. Неизрасходованный остаток также должен быть возвращен в установленном порядке.
Проблемы возникают, когда подотчет превращается в постоянный способ перечисления денег руководителю. Особенно рискованна ситуация, если выплаты большие, повторяются из месяца в месяц, а подтверждающих документов недостаточно.
В таком случае инспекция может оценить не только формальное назначение платежей, но и фактические обстоятельства выплат.
Показательный пример: более 7 млн рублей за полгода
Именно такая ситуация стала предметом рассмотрения Арбитражного суда Волго-Вятского округа.
Налоговая инспекция сопоставила данные отчетности по НДФЛ и страховым взносам с операциями по банковскому счету организации. Выяснилось, что директор регулярно получал деньги с назначением платежа «под отчет».
За шесть месяцев руководителю перечислили более 7 млн рублей. При этом документами удалось подтвердить расходы менее чем на 1,5 млн рублей.
Оставшуюся сумму компания не смогла связать с конкретными расходами на деятельность организации.
Инспекция расценила неподтвержденные выплаты как доход директора. В результате компании доначислили страховые взносы и назначили штраф за неудержание НДФЛ.
Организация попыталась оспорить решение налоговой, но суд встал на сторону налогового органа.
При этом суд учел не только отсутствие документов. Важным оказалось то, как в целом были организованы выплаты руководителю.
Ранее директор получал заработную плату, однако затем зарплата перестала начисляться. При этом он продолжал получать дивиденды и регулярно получать деньги под отчет. Других доходов, связанных с трудовой деятельностью, у него не было.
Суд посчитал, что в совокупности эти обстоятельства указывают на возможность использования подотчетных выплат вместо заработной платы. Поэтому спорные суммы признали облагаемыми НДФЛ и страховыми взносами.
Решение отражено в постановлении Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 21.08.2026 № Ф01-8029/2026 по делу № А29-10856/2025.
Почему возврат денег в кассу не решил проблему
Компания дополнительно указала, что директор вернул 2,8 млн рублей. В подтверждение возврата представили приходный кассовый ордер, но одного этого документа суду оказалось недостаточно.
Возвращенные подотчетные средства должны быть внесены на расчетный счет организации. При этом нельзя просто принять деньги обратно в кассу и использовать их для других расходов без соответствующего отражения движения средств.
В рассматриваемом случае подтверждения последующего поступления этих денег на расчетный счет не было. Поэтому суд не признал кассовый ордер достаточным доказательством возврата средств.
Что важно учесть
Само назначение платежа «под отчет» не определяет, чем является выплата с точки зрения налогов. В спорной ситуации значение имеют реальные обстоятельства: на что потрачены деньги, есть ли подтверждающие документы, возвращены ли остатки и как часто руководитель получает такие суммы.
Поэтому компаниям стоит контролировать не только оформление подотчетных выплат, но и их экономический смысл. Чем крупнее и регулярнее перечисления директору, тем важнее иметь документальное подтверждение каждой операции.
#ндфл #кадры #зарплата