Время прочтения: 3 минуты
Компании часто привлекают для служебных поездок личный транспорт работников. Один из способов оформить такие отношения – это заключить договор аренды транспортного средства с экипажем, при котором сотрудник предоставляет автомобиль работодателю и самостоятельно им управляет. В данной ситуации часто появляется вопрос: кто должен оформлять путевой лист и можно ли использовать его для подтверждения расходов на ГСМ?
Кто отвечает за путевой лист
При аренде автомобиля с водителем оформлять путевой лист обязан владелец транспортного средства. В рассматриваемой ситуации именно он выступает арендодателем, который предоставляет автомобиль и одновременно с этим управляет им.
Такое правило установлено частью 1 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 No 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Аналогичная норма содержится в пункте 10 Порядка оформления или формирования путевого листа, утвержденного приказом Минтранса России от 28.09.2022 No 390.
В каком виде можно оформить путевой лист
Закон не требует использовать только бумажный или электронный вариант документа.
Согласно пункту 9 приказа Минтранса России от 28.09.2022 No 390 путевой лист можно оформить:
- в электронном виде в формате ЭПЛ
- в бумажном формате
Организация вправе самостоятельно выбрать удобный способ работы с документом, если соблюдаются требования к его оформлению и хранению.
Можно ли списать расходы на топливо
Наличие путевого листа позволяет подтвердить использование автомобиля в деятельности организации. Именно этот документ фиксирует маршрут, пробег, даты поездок и цель использования транспорта.
Расходы на топливо можно включить в расходы по налогу на прибыль, если они связаны с работой компании и подтверждены документами. Такое правило установлено пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
Путевой лист, оформленный сотрудником как арендодателем автомобиля, может выступать таким подтверждающим документом.
Главное условие: в документе необходимо указать обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 28.09.2022 No 390.
Изменится ли порядок после сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года начнется расширение использования электронных перевозочных документов. Однако это не отменяет действующие правила оформления путевых листов.
Организации и сотрудники смогут продолжать использовать как бумажные, так и электронные путевые листы, если они оформлены в соответствии с установленными требованиями.
#путевойлист #эпд #эпл