Время прочтения: 2 минуты
Работодатели обязаны заранее планировать отпуска своих сотрудников. Но нужно ли знакомить работников с графиком отпусков под подпись? Ответ на него дают сразу несколько официальных документов, разъяснений и даже суды. Разберёмся по порядку.
Что говорит закон?
Согласно части 1 статьи 123 Трудового кодекса РФ, все организации обязаны устанавливать график отпусков не позднее чем за две недели до начала нового календарного года. Этот документ отражает, когда и кто из сотрудников должен уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск.
Форма графика отпусков не обязательна, но чаще всего используют стандартную форму No Т-7. Также можно разработать свою, главное — чтобы она содержала необходимую информацию.
Обязательно ли знакомить сотрудников под подпись?
График отпусков считается первичным документом, поскольку отражает факт планирования отпусков сотрудников и используется для кадрового учёта.
С другой стороны график отпусков, как уточняет письмо Минтруда России от 04.12.2024 No 14-6/ООГ-7025 и письмо Роструда от 27.12.2024 No ПГ/26469-6-1 относится к локальным нормативным актам (ЛНА). Это подтверждают и суды, например, определение Седьмого кассационного суда от 05.09.2023 No 88-15304/2023.
Согласно абзацу 10 части 2 статьи 22 ТК РФ, работодатель обязан доводить до сведения сотрудников под роспись все локальные акты, которые напрямую затрагивают их работу. Но вот для первичных документов таких условий нет.
Из-за этой особенности и возникают споры. Учитывая, что в большинстве случаев график отпусков признаётся локальным нормативным актом, сотрудника нужно с ним ознакомить под подпись.
Что будет за нарушение?
Если этого не сделать, организацию могут привлечь к административной ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Так, например, в постановлении Восьмого кассационного суда от 19.10.2023 No 16-5472/2023 работодатель был оштрафован за то, что не ознакомил сотрудников с соответствующим документом.
Как правильно оформить ознакомление?
Трудовое законодательство не устанавливает конкретных правил, как именно это делать. Работодатель сам может выбрать удобный для себя способ:
- Добавить в график отпусков специальную графу для подписи сотрудников.
- Оформить лист ознакомления — указать ФИО, должность, дату и подпись каждого сотрудника.
- Если сотрудник отказывается подписывать, составляется акт об отказе — в свободной форме, но с подписями свидетелей.
Если компания использует электронный документооборот, то можно знакомить с графиком через такие системы, как Единая цифровая платформа «Работа в России» или 1С:Кабинет сотрудника (ст. 22.1 ТК РФ).
Вывод: хотя напрямую в законе не прописано, что график отпусков нужно показывать сотрудникам под подпись, письма Минтруда, Роструда и судебная практика говорят — нужно. Это важно не только для порядка в организации, но и для защиты работодателя от штрафов.
#Кадры #Минтруд